Wideokonferencja – rozwiązanie, bez którego ciężko wyobrazić sobie funkcjonowanie w biznesie?
To, co szczególnie zwraca uwagę na wideokonferencje to wysoka wydajność oraz generowanie niskich kosztów. To rozwiązanie, które pozwala nam nie odchodzić od komputera. Możliwe jest logowanie się z każdego miejsca, a wymagane jest jedynie odpowiednie oprogramowanie. Zaoszczędzimy zarówno na kosztach logistycznych, ale też sporo czas. Co więcej, nie ma konieczności wynajmowania lub rezerwowania sal oraz innych pomieszczeń.
Wideokonferencja i jej największe zalety
Jako, że Internet dosłownie opanował nasze życie i stał się wszechobecny, wideokonferencja online to dziś niesamowicie popularna forma kontaktu, zarówno w biznesie, jak i prywatnie. Dzięki tej formie komunikacji, firmy mają możliwość transmisji swych konferencji w czasie rzeczywistym. Tym samym, pozwala to na większe zaangażowanie oraz udział ze strony uczestników zdalnych, a także tych lokalnych, którzy nie muszą nawet wychodzić z biura, aby się spotkać.
Dziś, spore konferencje są często transmisjami równoległe, albo też webcasty w streamingowych wersjach online, aby możliwe było uczestnictwo zdalne. Dołączenie do wideokonferencji jest możliwe, poprzez nadesłanie e-maila do moderatora, bądź też przy pomocy funkcji interaktywnego czatu na stronie wideokonferencji.
Korzyści wideokonferencji stale się poszerzają
Zmiana oraz usprawnienie technologii, oznacza równoznaczne rozszerzenie się możliwości, jakie oferuje wideokonferencja. Mimo tego, że webcasty wciąż często służy do zdalnych integracji osób, jest to też technologia, dzięki której dochodzi do łączenia jedynie zdalnych uczestników. Aktualnie wykorzystanego oprogramowanie do wideokonferencji daje możliwość stosowanie wyłącznie spotkań oraz konferencji w internecie.
Same systemy do wideokonferencji nie należą do najbardziej skomplikowanych. Aby możliwe było stabilne i niezakłócone połączenie, wystarczy nieduży sprzęt wideokonferencyjny. Najważniejszy jest komputer z dostępem do sieci, kamera oraz oprogramowanie do wideokonferencji. Najczęściej, będziemy mieli możliwość skorzystania z różnych pakietów oprogramowania, a te dostępne są w wersjach bezpłatnych lub płatnych, chronionych hasłem, a zatem bezpieczniejszych. Spotkamy się z takimi programami konferencyjnymi, które pozwalają na przekształcenie telefonów komórkowych w prawdziwe, mobilne biura z dostępem z dowolnego miejsca, gdzie tylko istnieje stałe łącze internetowe.
Użytkownicy wideokonferencji najbardziej cenią…
Za jedną z najważniejszych zalet wideokonferencji, uważa się błyskawiczne gromadzenie użytkowników i to z różnych miejsc, a nawet stref czasowych. Programy w większości aranżują specjalny „pokój”, do którego można się swobodnie logować, włączać kamery, a przy tym wspólnie uczestniczyć w rozmowie, jakby znajdowali się w tym samym pomieszczeniu.
Co ciekawe, konferencje nie zawsze muszą przyjmować formę dyskusji, gdyż możliwe są też klasyczne prezentacje jednej lub większej liczby osób. Wygodę zapewnia możliwość rozmowy wideo, bez konieczności przenoszenia się do osobnych pokoi, czy też wysyłania maili. Możliwe jest też proste przesyłanie oraz pobieranie dokumentów w trakcie konferencji.
Sporym udogodnieniem wideokonferencji jest możliwość archiwizowania postępowań. Zakończone rozmowy mogą być zapisywane, aby obejrzeć je ponownie. Co więcej, może też wykonać kopie zapasowe. To bardzo przydatne dla firm, które mogą monitorować podjęte decyzje na spotkaniach, a wszystko to bez wyznaczania konkretnej osoby na sekretarza, protokolanta lub rejestratora.
Z roku na rok pojawia się coraz więcej firm, które rezygnują z klasycznej formy konferencji, na rzecz wideokonferencji. Staje się to idealnym sposobem na oszczędność, a przy tym na poprawę wydajności pracowników. Opcja ta, pozwala na uczestnictwo za drobną opłatą lub zupełnie za darmo. Jeśli firma ma swoją siedzibę w większej liczbie miast, a nawet w różnych krajach, wideokonferencja jawi się, jako wręcz obowiązkowy element.
